Dossiers des associations
Procès-verbaux des assemblées
Le procès-verbal est le compte rendu écrit de l’association condominiale sur ce qui s’est passé lors d’une assemblée. Le procès-verbal comprend un résumé des discussions et des décisions prises lors de l’assemblée.
Les conseils d’associations condominiales sont tenus d’établir et de conserver les procès-verbaux et d’en fournir des copies aux propriétaires qui en font la demande. Il s’agit des procès-verbaux des assemblées des propriétaires et des réunions du conseil.
L’objectif du procès-verbal est de documenter ce qui s’est passé et de montrer comment les affaires de l’association sont gérées.
Les associations condominiales doivent conserver des procès-verbaux suffisants.
En quoi consiste un procès-verbal adéquat
Le procès-verbal doit être précis et contenir des informations de base sur l’assemblée ou la réunion, notamment :
- date, heure et lieu;
- liste des participants;
- consignation des votes ou des propositions;
- brefs résumés des sujets débattus et des affaires traitées.
Le Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums a traité plusieurs dossiers concernant le caractère suffisant des procès-verbaux des assemblées et réunions. Les décisions du Tribunal ont confirmé ce qui suit :
- Le procès-verbal doit répondre à une attente raisonnable d’exactitude.
- Un procès-verbal n’a pas besoin d’être parfait pour être suffisant ni d’être une transcription mot à mot de ce qui a été dit.
- Le procès-verbal d’une réunion du conseil doit être suffisamment détaillé pour permettre aux propriétaires de comprendre ce qui se passe dans leur association condominiale, comment les décisions sont prises et sur quelle base financière s’appuient ces décisions.
- Des différences de forme, de langue ou de niveau d’information ne les rendent pas nécessairement insuffisants.
Conserver et fournir un procès-verbal
Les associations condominiales sont tenues de conserver indéfiniment les procès-verbaux de toutes les assemblées et réunions.
Les propriétaires ont le droit d’accéder à tous les procès-verbaux et d’en obtenir des copies, mais ils n’ont pas le droit de consulter les dossiers suivants :
- dossiers relatifs aux employés de l’association, à l’exception de leurs contrats d’emploi;
- dossiers relatifs aux instances en cours ou envisagées ou aux enquêtes d’assurance impliquant l’association;
- dossiers relatifs à d’autres propriétaires de parties privatives ou à d’autres parties privatives.
Cela signifie qu’une association condominiale peut être amenée à examiner et à supprimer ces informations des dossiers qu’elle fournit.
Les procès-verbaux des 12 derniers mois sont des dossiers essentiels. Les procès-verbaux datant de plus de 12 mois sont des dossiers non essentiels.
- Les droits facturés aux propriétaires doivent correspondre au travail nécessaire pour réunir les documents et ne peuvent être supérieurs à 20 ¢ par page.
- Les associations condominiales ne peuvent pas facturer les dossiers électroniques même si elles n’en conservent pas une copie électronique et qu’elles doivent fournir une copie papier à la place.
- Les droits doivent correspondre au travail nécessaire pour réunir les documents et ne peuvent être supérieurs à 20 ¢ par page.
- Les associations condominiales peuvent facturer des droits raisonnables pour fournir des copies papier des dossiers qu’elles ne conservent pas sous forme électronique quand elles répondent à une demande de dossiers électroniques.
Les propriétaires n’ont pas le droit d’accéder aux projets de procès-verbal, mais les associations condominiales peuvent les communiquer si elles le souhaitent.
L’OOSC invite toutes les associations condominiales à approuver les projets de procès-verbaux le plus tôt possible, afin qu’ils puissent être fournis aux propriétaires qui en font la demande. Les procès-verbaux des réunions du conseil, par exemple, doivent généralement être approuvés lors de la réunion du conseil suivante, et tout retard dans l’approbation des projets de procès-verbaux devrait être limité au minimum.
Oui. Les associations condominiales ne sont pas tenues d’enregistrer les assemblées et réunions, mais si elles le font, les propriétaires ont généralement droit à ces enregistrements. Les enregistrements audio ou vidéo des assemblées et réunions sont des dossiers non essentiels.