Les associations condominiales de l’Ontario sont légalement tenues de déposer des rapports et des avis de changement auprès de l’OOSC. Les informations transmises par les associations lors du dépôt sont accessibles au public dans le registre des condos de l’OOSC.

Les rapports d’associations sont des formulaires contenant des informations de base sur une association condominiale de l’Ontario, comme sa date de constitution, son adresse et les membres actuels de son conseil d’administration. Les informations contenues dans les rapports servent à calculer les droits correspondant à la quote-part annuelle que les associations condominiales doivent payer à l’OOSC.        

Les associations condominiales doivent déposer des avis de changement auprès de l’Office des condos lorsque les informations suivantes, transmises lors du dépôt d’un rapport d’association, changent ou doivent être corrigées :

• dénomination sociale de l’association condominiale
• date d’enregistrement au bureau d’enregistrement immobilier
• genre de l’association condominiale
• nombre total de parties privatives conférant le droit de vote
• nombre maximal de voix pouvant être exprimées à une assemblée des propriétaires
• date de l’assemblée destinée au transfert des pouvoirs
• nom du déclarant (généralement le constructeur ou le propriétaire foncier)
• dates de l’exercice financier de l’association condominiale
• date de la dernière AGA
• inspecteur ou administrateur judiciaire nommé par la Cour
• membres du conseil d’administration
• gestionnaire de condos ou fournisseur de services de gestion
• représentant ou dirigeants non membres du conseil d’administration

Un avis de changement doit être déposé dans les 30 jours suivant le changement et il doit indiquer ce qui a changé et la date d’entrée en vigueur du changement.

L’Office des condos émet des factures à l’intention de chaque association condominiale sur la base des informations fournies dans leurs rapports d’associations.