Conformément à la Loi sur les condos, les questions relatives à l’association condominiale doivent être tranchées uniquement lors des réunions du conseil d’administration, en satisfaisant aux exigences en matière de quorum. Les décisions ne doivent pas être prises entre les réunions ou par courrier électronique.

Les administrateurs doivent recevoir un préavis de la tenue de la réunion au moins 10 jours avant la réunion du conseil d’administration, sauf si les règlements administratifs en disposent autrement. Le préavis doit indiquer l’heure, le lieu et les sujets de discussion ou de vote.

Les réunions du conseil peuvent se tenir en personne ou virtuellement, à condition qu’elles se déroulent en temps réel et que tous les administrateurs acceptent d’organiser la réunion virtuellement.

Les conseils d’administration doivent atteindre le quorum, faute de quoi la réunion ne peut avoir lieu. Le quorum est atteint lorsque plus de 50 pour cent des administrateurs sont présents.

En règle générale, seuls les membres du conseil d’administration assistent à la réunion, mais des invités peuvent être conviés pour discuter de sujets précis, notamment les gestionnaires de condos, les propriétaires de parties privatives, les locataires, les vendeurs, les fournisseurs.

Les réunions du conseil d’administration ont généralement lieu chaque mois, mais elles peuvent être plus fréquentes en fonction des besoins spécifiques de l’association condominiale. Voici ce que les conseils peuvent faire pendant les réunions : 

• nommer de nouveaux administrateurs;
• approuver les modifications des contrats avec les fournisseurs;
• approuver les modifications ou les réparations des parties communes;
• examiner les informations relatives aux finances, au fonds de réserve ou au budget; et
• examiner le rendement du gestionnaire de condos.

Les conseils d’administration doivent veiller à bien dresser les procès‑verbaux de leurs réunions. Ils doivent être prêts à communiquer ces procès‑verbaux aux propriétaires qui font une demande de dossiers. Le procès‑verbal doit être un aperçu concis de ce qui s’est passé durant la réunion et doit inclure les discussions et les décisions ainsi que toute justification. 

Les conseils d’administration d’associations condominiales de petite taille sont souvent en mesure de participer au fonctionnement quotidien. Certaines associations de petite taille peuvent être gérées directement par leur conseil d’administration sans avoir besoin de gestionnaires. Mais cela n’est pas possible pour les associations condominiales de taille importante, qui devraient alors traiter des centaines de questions secondaires tout en prenant des décisions stratégiques plus importantes. Dans ces associations, les membres du conseil d’administration devraient plutôt s’attacher à poser les bonnes questions lors des réunions du conseil, afin d’obtenir l’information voulue pour prendre des décisions.

Les conseils d’administration devraient faire le point sur les progrès accomplis et les évaluer par comparaison avec leur vision initiale de l’association condominiale. Posez‑vous les questions suivantes :

• Comment pouvons‑nous améliorer l’association condominiale ?
• Comment pouvons‑nous améliorer nos processus ?
• Quels problèmes n’ont pas été résolus et comment pourrions‑nous les aborder différemment ?
• Écoutons‑nous les conseils des experts ?
• Où devons‑nous investir plus de temps et d’argent ?
• Répondons‑nous aux préoccupations des propriétaires ?
• Comment pouvons‑nous communiquer plus efficacement avec les propriétaires ?

Les administrateurs devraient considérer leur participation à un conseil d’administration comme un moyen de trouver des solutions réfléchies et étudiées pour leur communauté condominiale, dans un esprit de collaboration et de manière concertée. Les divergences d’opinions sont un élément normal du processus et peuvent conduire à une meilleure prise de décision, mais il n’est jamais acceptable d’avoir l’esprit ergoteur ou un comportement perturbateur.

Les présidents des conseils peuvent parler à un administrateur en privé de son comportement et, si cela ne fonctionne pas, le conseil peut envisager de le tenir éloigné des échanges ou de faire appel à l’avocat de l’association si la situation l’exige.