Les associations condominiales organisent différents types de réunions et d’assemblées, dont certaines sont ouvertes aux propriétaires. Il s’agit notamment des assemblées générales annuelles, des assemblées demandées par les propriétaires et des assemblées destinées au transfert des pouvoirs.

Les associations condominiales doivent tenir leur première assemblée générale annuelle (AGA) dans les trois mois suivant l’enregistrement de I’association et, par la suite, dans les six mois suivant la fin de chaque exercice financier. Les AGA sont d’une importance capitale. Elles sont un moyen pour le conseil d’administration de rendre compte de la santé financière de I’association et d’engager un dialogue sur d’autres questions importantes pour les propriétaires.

L’ordre du jour typique d’une AGA peut inclure les points suivants :

• nomination d’un auditeur;
• élection ou nomination de membres du conseil d’administration;
• discussion d’événements importants pour l’association tels que les événements communautaires à venir ou bien des réparations ou rénovations importantes.

Les propriétaires de condos peuvent demander au conseil d’administration de convoquer une assemblée pour discuter ou voter sur un sujet particulier. Les propriétaires peuvent obliger le conseil à discuter de certains sujets, notamment :

• la destitution et le remplacement d’un administrateur;
• le vote sur un projet de règle;
• la discussion d’un nouveau problème tel que le comportement des propriétaires, des résidents ou des invités.  

L’assemblée destinée au transfert des pouvoirs est nécessaire lorsque le promoteur ne possède plus la plupart des parties privatives de l’association condominiale. Lors de cette assemblée, le contrôle de l’association est transféré au nouveau conseil d’administration, qui est élu par les propriétaires.

Toutes les assemblées des propriétaires sont soumises à des exigences précises concernant la manière dont les propriétaires doivent être avisés et le moment où ils doivent l’être. En règle générale, les assemblées doivent faire l’objet d’un préavis et d’un avis de convocation. Pour en savoir plus sur les exigences précises, consultez notre page sur les préavis et avis de convocation.

Les votes concernant les affaires de l’association condominiale peuvent avoir lieu lors des assemblées des propriétaires. Les propriétaires qui souhaitent participer mais ne peuvent pas ont la possibilité de se faire représenter par quelqu’un en remplissant un formulaire de procuration.

Les assemblées hybrides ainsi que les assemblées tenues entièrement par téléphone ou de façon virtuelle sont autorisées en vertu de la Loi sur les condos, à moins qu’elles ne soient limitées ou interdites par un règlement administratif de votre association. Les associations doivent évaluer soigneusement ce qui convient à leur conseil d’administration et à leurs propriétaires avant de choisir leur mode de réunion privilégié. Tous les votes doivent être effectués de manière équitable, transparente et équilibrée, quelle que soit la forme de réunion choisie pour l’assemblée.