Les associations condominiales doivent tenir leur première assemblée générale annuelle (AGA) dans les trois mois suivant l’enregistrement de I’association et, par la suite, dans les six mois suivant la fin de chaque exercice financier. Les AGA sont d’une importance capitale. Elles sont un moyen pour le conseil d’administration de rendre compte de la santé financière de I’association et d’engager un dialogue sur d’autres questions importantes pour les propriétaires.

L’ordre du jour typique d’une AGA peut notamment comprendre la nomination d’un auditeur, l’élection de membres du conseil d’administration et la discussion d’événements importants pour l’association condominiale.  

Les propriétaires doivent être informés de la date, du lieu et de l’ordre du jour de l’AGA par un préavis et un avis :

1. Le préavis de l’assemblée doit être envoyé au moins 20 jours avant l’émission de l’avis de convocation. Le préavis comprendra une série d’informations, notamment l’objet et la date prévue de l’assemblée.
2. L’avis de convocation de l’assemblée doit être envoyé aux propriétaires au moins 15 jours avant la date de l’AGA et inclura la date, l’heure, la forme de réunion choisie et le lieu (s’il s’agit d’une réunion en personne) de l’assemblée, les instructions pour s’y joindre (s’il s’agit d’une réunion virtuelle) ainsi que l’ordre du jour indiquant les points qui seront soumis au vote. En outre, l’avis peut mentionner les candidats aux élections qui auront lieu lors de l’AGA, et inclure les états financiers et le rapport de l’auditeur qui y seront présentés.

Les associations condominiales peuvent envoyer des préavis et avis de convocation virtuels aux propriétaires si elles disposent de leur adresse électronique, à moins que les propriétaires de parties privatives ne demandent explicitement des communications sur papier ou que les règlements administratifs de l’association n’interdisent ou ne limitent les préavis et avis de convocation virtuels.

Le quorum est le nombre minimal de propriétaires devant être présents pour qu’une assemblée puisse avoir lieu. Le quorum de l’AGA est atteint lorsque les propriétaires d’au moins 25 pour cent des parties privatives sont présents. L’exigence de quorum est réduite à 15 pour cent à la troisième tentative et à toute tentative ultérieure de tenir l’assemblée si le quorum n’est pas atteint lors des deux premières tentatives de tenir l’AGA. Les propriétaires qui assistent à l’assemblée virtuellement ou par téléphone ou qui votent avant l’assemblée sont considérés comme présents.

Les propriétaires qui souhaitent participer mais ne peuvent pas ont la possibilité de désigner un autre propriétaire pour être leur fondé de pouvoir et voter en leur nom.

Les voix peuvent être exprimées par :

• un vote à main levée, en personne ou par procuration;
• un vote enregistré qui est :
  • inscrit sur un bulletin rempli en personne ou par un fondé de pouvoir;
  • indiqué sur un acte qui désigne un fondé de pouvoir;
  • indiqué par téléphone ou virtuellement.

La Loi sur les condos autorise le vote par téléphone ou de façon virtuelle. Pour limiter ces façons de voter, les associations condominiales doivent adopter des règlements administratifs.

La Loi sur les condos exige que les associations condominiales présentent des états financiers audités et le rapport de l’auditeur lors des AGA. C’est donc une occasion pour les propriétaires d’obtenir des informations importantes sur la santé financière de leur condo. Les états financiers donnent un résumé des activités financières d’une association. Dans le rapport de l’auditeur, l’auditeur donne son avis sur l’exactitude des états financiers de l’exercice financier. L’AGA est également le moment où l’auditeur est nommé pour l’exercice financier par les propriétaires.