Les associations condominiales organisent à la fois des assemblées de propriétaires et des réunions du conseil d’administration. Les réunions du conseil ne sont pas ouvertes aux propriétaires. La Loi sur les condos contient des dispositions précises visant à garantir que les participants concernés sont informés du moment et de l’objet de ces assemblées et réunions.  

Avant une assemblée des propriétaires, les associations doivent envoyer un préavis et un avis de convocation :

1. Le préavis de l’assemblée doit être envoyé aux propriétaires au moins 20 jours avant l’avis de convocation. Le préavis doit, entre autres, informer les propriétaires qu’un avis de convocation suivra, indiquer l’objet de l’assemblée et, le cas échéant, demander aux personnes intéressées par une candidature aux postes d’administrateurs d’en aviser le conseil par écrit.
2. L’avis de convocation doit être envoyé par écrit aux propriétaires au moins 15 jours avant le jour de l’assemblée. L’avis de convocation de l’assemblée des propriétaires indiquera la date, l’heure et si l’assemblée se tiendra en personne ou de façon virtuelle ainsi que la manière de s’y joindre. Il doit également indiquer, entre autres, les points à discuter. Aucun vote ne peut avoir lieu sur une question autre qu’une question de procédure habituelle, sauf si elle a été divulguée dans l’avis de convocation.

Les associations condominiales peuvent envoyer les préavis et avis de convocation aux propriétaires par courrier ou de façon virtuelle ou bien les remettre directement aux propriétaires, les déposer dans leur boîte aux lettres ou leur partie privative.

Les préavis et avis de convocation peuvent être envoyés virtuellement si l’adresse courriel du propriétaire figure dans le registre des propriétaires et des créanciers hypothécaires de l’association condominiale et si l’association n’a pas de règlement administratif l’interdisant.

S’ils le souhaitent, les propriétaires peuvent également demander explicitement à leur association de leur envoyer les préavis et avis de convocation sur papier.

Le contenu exact du préavis et de l’avis de convocation dépend de la nature de l’assemblée. Par exemple, si une association envoie un avis de convocation pour l’assemblée générale annuelle, l’avis contiendra également les états financiers approuvés par le conseil d’administration, le rapport de l’auditeur et les noms des candidats aux élections du conseil ainsi que leurs déclarations. Les propriétaires et toute autre personne susceptible de participer à l’assemblée doivent examiner attentivement le préavis et l’avis de convocation envoyés par l’association, afin de s’assurer qu’ils sont au courant de ce qui se passera lors de l’assemblée et qu’ils y sont préparés.

Tant le préavis que l’avis de convocation doivent être envoyés au moyen de formulaires obligatoires.

Lors des réunions du conseil d’administration, le conseil assure la conduite des affaires courantes et, en général, les propriétaires n’y assistent pas. À ce titre, la Loi sur les condos énonce des exigences précises pour aviser les membres du conseil de leurs réunions à venir :

• Le préavis de réunion doit être envoyé à tous les administrateurs et doit indiquer l’heure, la forme de réunion choisie et comment s’y joindre ainsi que les questions à l’ordre du jour qui feront l’objet d’une discussion ou d’un vote.
• Le préavis doit être envoyé au moins 10 jours avant la réunion du conseil, à moins que les règlements administratifs de l’association n’en disposent autrement.

Consultez plus d’informations sur les réunions du conseil.