News
Regardez notre assemblée annuelle de 2024 et lisez la FAQ
Le 26 septembre 2024, nous avons tenu notre assemblée annuelle qui a connu un grand succès! Nous avons profité de l’occasion pour vous faire part des dernières nouvelles sur notre travail avec le secteur.
L’avez-vous manqué? Pas de souci. Regardez l’enregistrement et lisez la FAQ ci-dessous :
Foire aux questions de l’assemblée annuelle des membres de l’OOSC – 26 septembre 2024
- Quel est le mandat de l’OOSC? L’OOSC peut-il faire respecter la loi si une certaine situation se présente dans mon association condominiale? Pouvez-vous infliger une amende au propriétaire d’une partie privative ou révoquer un administrateur? Pouvez-vous forcer mon gestionnaire de condominiums à répondre à mes courriels?
L’OOSC ne peut pas faire respecter les documents constitutifs de l’association condominiale, infliger une amende au propriétaire d’une partie privative ou révoquer un administrateur. Notre mandat consiste à faciliter la tâche des associations condominiales par l’information, l’éducation et la résolution des différends.
Nous communiquons les informations au moyen de pratiques exemplaires, de guides, d’outils, de modèles, de formulaires et d’un registre public consultable des condominiums en Ontario. Les personnes qui ont toujours des questions peuvent nous contacter directement en ligne ou par téléphone.
Nous offrons une formation obligatoire aux administrateurs des conseils d’administration. Ceux-ci doivent suivre cette formation dans les six mois suivant leur élection ou leur nomination.
Nous déployons un mécanisme intégré de règlement des différends selon des étapes guidées qui aident les communautés condominiales à résoudre rapidement les problèmes courants. Si ce processus ne porte pas ses fruits, nous réglons certains différends auprès du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums (TASC). Ce dernier est le premier tribunal en ligne de l’Ontario. Il peut entendre des affaires liées aux nuisances, aux problèmes relatifs aux documents constitutifs, aux dossiers et à d’autres questions. Lisez cette page pour en savoir plus.
Le gouvernement envisage actuellement une proposition visant à élargir le champ de compétence du TASC pour inclure les assemblées des propriétaires! Nous avons hâte de voir les résultats de ce processus.
- Pourquoi les dépenses de l’OOSC indiquées dans le rapport annuel de cette année ont-elles augmenté par rapport à l’année précédente?
Le gouvernement provincial mandate l’Office ontarien du secteur des condominiums pour assurer le soutien et la protection des consommateurs dans toutes les communautés condominiales au moyen de services d’information, d’éducation et de résolution des différends.
Nous prenons ce mandat au sérieux et travaillons fort pour fournir des services améliorés et rationalisés chaque année depuis notre création en 2017 afin de soutenir le secteur des condominiums en pleine croissance et les quelque 1,71 million de personnes qui vivent dans des condominiums.
L’augmentation des dépenses de l’OOSC est en phase avec la croissance des activités de l’Office visant à encadrer le secteur à l’aide d’une gamme de services numériques. L’année dernière, nous avons apporté plusieurs améliorations à ces services, notamment le processus de dépôt des déclarations, la plateforme de résolution des différends en ligne, la solution de formation des administrateurs et de nouvelles initiatives de mise en conformité résultant des observations de la vérificatrice générale.
L’OOSC fournit ses services en fonction du budget établi dans le plan d’affaires annuel et selon les fonds reçus à même les droits versés par les associations condominiales et imputés aux propriétaires à un taux d’un dollar par partie privative avec droit de vote par mois.
- Que peut-on faire pour garantir que les systèmes de vote électronique respectent les règles?
Les associations condominiales doivent s’assurer que toutes les personnes présentes à l’assemblée peuvent y participer pleinement. Chaque membre d’une communauté condominiale en Ontario doit se conformer à la Loi sur les condominiums et aux documents constitutifs de l’association condominiale, y compris en ce qui concerne les assemblées et le vote.
Voici quelques facteurs dont les conseils d’administration des associations condominiales doivent tenir compte lorsqu’ils recherchent un système de vote électronique :
- Convivialité : les propriétaires doivent pouvoir naviguer facilement dans le système.
- Confidentialité et respect de la vie privée : les votes exprimés à l’avance doivent être confidentiels jusqu’à ce qu’ils soient comptés lors de l’assemblée.
- Reddition de comptes : les propriétaires doivent savoir comment fonctionne le système de vote et avoir confiance dans sa capacité à refléter avec précision les votes exprimés.
- Conservation des informations requises : la plateforme doit avoir la capacité d’enregistrer et de conserver les informations conformément à la Loi sur les condominiums.
Les propriétaires qui ont des inquiétudes peuvent demander une copie de tout vote inscrit en utilisant le formulaire de demande de dossiers.
Les propriétaires peuvent aussi envisager de convoquer une assemblée des propriétaires pour discuter du problème plus en détail ou demander un avis juridique si le problème n’est toujours pas résolu.
- Que fait l’OOSC pour sensibiliser davantage les gestionnaires de condominiums?
Les gestionnaires de condominiums sont tenus de suivre une formation et d’obtenir un permis auprès de l’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums. Pour en savoir plus sur les exigences de l’OORGC en matière de permis et de formation ou pour déposer une plainte, vous pouvez visiter le site Web de l’OORGC.
- L’OOSC peut-il exiger que toutes les associations condominiales intègrent dans leur règlement administratif une ligne directrice sur le harcèlement?
L’OOSC n’a pas le pouvoir d’imposer l’inclusion de certaines dispositions dans le règlement administratif d’une association condominiale.
L’OOSC a mis au point une règle de lutte contre le harcèlement pour aider les communautés condominiales à faire face aux situations de harcèlement. Celles-ci doivent en parler avec leur avocat et, si elles la jugent appropriée, l’adopter.
Les associations condominiales qui adoptent une telle règle en tirent de nombreux avantages. Elles peuvent ainsi définir le harcèlement dans leur communauté, établir que chaque résident a le droit d’être à l’abri du harcèlement, permettre l’adoption de procédures d’application claires, etc. Les associations condominiales s’assurent aussi qu’elles peuvent porter les cas de harcèlement devant le TASC, car la compétence de ce dernier prévoit le dépôt des cas de harcèlement uniquement si le harcèlement est régi par les documents constitutifs de l’association.
Consultez l’exemple de règle ici.
- Si le conseil d’administration d’une association condominiale n’atteint pas le quorum lors de son assemblée générale annuelle après plusieurs convocations, le conseil d’administration en place est-il reconduit pendant une année supplémentaire?
Toutes les associations condominiales doivent tenir une assemblée générale annuelle dans les six mois suivant la fin de leur exercice financier. Celles qui ne sont pas en mesure d’atteindre le quorum doivent continuer d’essayer jusqu’à ce qu’elles y parviennent.
Les administrateurs actuels dont le mandat a expiré peuvent continuer à siéger au conseil jusqu’à ce que l’élection soit organisée avec succès.
Les associations doivent mobiliser leurs propriétaires et communiquer avec eux en leur envoyant des avis de convocation. Elles doivent tenir une assemblée générale annuelle et mener correctement les affaires de l’association condominiale, y compris les élections.
- Quel est le processus par lequel les conseils d’administration communiquent les informations financières de l’association condominiale aux propriétaires conformément à la Loi sur les condominiums? À quoi dois-je m’attendre de la part de mon conseil d’administration à cet égard?
Deux fois par an, les associations condominiales doivent distribuer des certificats de renseignements périodiques (CRP) qui comprennent des informations financières importantes, dans les 60 jours suivant la fin de leurs premier et troisième trimestres.
De plus, les associations condominiales doivent remettre aux propriétaires une mise à jour du certificat de renseignements dans les 30 jours suivant les changements importants apportés entre deux CRP.
Les nouveaux propriétaires doivent recevoir aussi un certificat de renseignements dans les 30 jours suivant la remise par le propriétaire d’un avis écrit indiquant son nom et la partie privative dont il a pris possession.
Les associations condominiales doivent organiser une assemblée générale annuelle dans les six mois suivant la fin de l’exercice, au cours de laquelle les propriétaires ont le droit de recevoir des informations financières, y compris des états financiers vérifiés.
Enfin, les propriétaires peuvent demander des dossiers pour obtenir des informations supplémentaires en envoyant un formulaire de demande de dossiers dûment rempli à leur association condominiale.
- Le processus de révocation d’un administrateur qui se comporte mal peut être coûteux et prendre du temps pour les propriétaires. Que peut-on faire pour faciliter ce processus?
Toute communauté condominiale qui ne souhaite pas réélire ses administrateurs doit voter pour un autre administrateur lors de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée des propriétaires.
Il est important que les propriétaires assistent aux assemblées des propriétaires et fassent entendre leur voix afin que les intérêts supérieurs de la communauté soient protégés.
L’OOSC a mis au point un nouveau formulaire intelligent pour convoquer une assemblée des propriétaires, ce qui peut être utile aux propriétaires qui cherchent à révoquer un administrateur.
Les associations condominiales peuvent aussi envisager d’adopter des règlements régissant la disqualification des administrateurs afin d’offrir davantage de protections aux propriétaires si un administrateur ne satisfait pas à des exigences supplémentaires. Par exemple, un règlement pourrait stipuler que les administrateurs doivent signer une attestation de code déontologique chaque année et que si un administrateur enfreint ce code, il peut être disqualifié en tant qu’administrateur.
- Comment pouvons-nous savoir si un administrateur a suivi le cours de l’OOSC?
Consultez notre Calendrier des condos! Vous pouvez voir ces informations une fois que vous avez saisi le nom légal de votre association condominiale.
- Comment les propriétaires peuvent-ils s’assurer que les locataires respectent les documents constitutifs?
Les propriétaires doivent remettre une copie des documents constitutifs à leurs locataires dès que ceux-ci signent le bail. Ils doivent également informer l’association condominiale du bail ou du renouvellement du bail dans une période de dix (10) jours. Les propriétaires peuvent utiliser ce formulaire pour communiquer les informations requises à l’association condominiale.
Les propriétaires doivent essayer de collaborer avec tous les autres membres de la communauté condominiale et peuvent essayer de résoudre tout problème qui survient en personne ou en écrivant une lettre à leur locataire. Les propriétaires peuvent aussi soulever la question du non-respect des règles auprès de leur conseil d’administration.
- Les médiateurs et les arbitres du TASC sont-ils tenus d’entendre les cas dans un délai particulier?
Les membres du TASC affectés aux cas à l’étape 2 (Médiation) et à l’étape 3 (Décision du tribunal) déterminent le processus le plus adéquat et le plus rapide pour mener la médiation ou l’audience, en fonction des besoins des parties et des caractéristiques uniques de chaque situation. Les membres communiqueront le processus aux parties et, si les parties ont des préoccupations, elles peuvent les soulever auprès du membre.
Il est important que toutes les parties à un dossier du TASC participent activement au processus pour que les dossiers puissent avancer de manière collaborative, constructive et rapide. Il est important aussi que les parties et leurs représentants soient prêts à participer aux démarches et que les représentants reçoivent des directives opportunes de la partie qu’ils représentent. Les membres et le personnel du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums collaborent avec les parties à cette fin. La durée de la résolution dépend en fin de compte des parties elles-mêmes.
Pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici.
- Combien de temps un administrateur peut-il continuer à siéger au conseil d’administration?
Les mandats durent au maximum trois (3) ans. L’administrateur peut siéger plus longtemps s’il est réélu pour un nouveau mandat. La Loi sur les condominiums n’empêche pas une personne de siéger pour des mandats consécutifs.
Les documents constitutifs d’une association condominiale peuvent fixer des mandats plus courts ou un nombre maximal de mandats.
- Le fonds de réserve de mon association condominiale est sous-financé et mal géré. Que puis-je faire?
Les conseils d’administration doivent envoyer aux propriétaires une copie du plan visant le financement futur à la fin de l’étude du fonds de réserve tous les trois (3) ans. Cet avis décrit la façon dont le conseil prévoit de financer le fonds de réserve sur une période de trente (30) ans et si le plan du conseil diffère des montants de financement recommandés, qui sont énoncés dans l’étude du fonds de réserve. Les propriétaires reçoivent aussi des informations sur le fonds de réserve au moyen de certificats de renseignements périodiques.
Les propriétaires qui expriment des inquiétudes après avoir examiné ces documents peuvent soulever la question auprès de leur conseil, convoquer une assemblée des propriétaires pour discuter de la question ou demander l’avis d’un avocat.
- L’OOSC envisage-t-il de mettre à jour ses règlements pour autoriser la suppression de l’adresse municipale des membres du conseil des listes de propriétaires pour des raisons de sécurité?
Un tel changement nécessiterait une modification de la Loi sur les condominiums, qui ne peut se faire qu’au gré du ministère de la Prestation des services publics et aux entreprises. Le ministère envisage des modifications aux critères d’accès aux dossiers pour renforcer la sécurité des propriétaires et organise actuellement des consultations publiques à ce sujet, qui sont ouvertes jusqu’au 27 octobre. Vous pouvez donner votre avis sur cette proposition en cliquant sur le lien ici.
- Les membres du conseil sont-ils tenus de signer et de respecter un code déontologique?
La Loi sur les condominiums stipule que les administrateurs doivent exercer un degré de prudence. En d’autres termes, ceux-ci doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, agir honnêtement et de bonne foi, et faire preuve de la prudence et de la vigilance dont ferait preuve toute personne prudente dans les mêmes circonstances.
Les associations condominiales peuvent intégrer des dispositions plus strictes si elles le souhaitent, en adoptant des règlements administratifs exigeant que les administrateurs signent et respectent périodiquement un code déontologique. Le code déontologique peut préciser que les administrateurs doivent se comporter d’une certaine manière en matière de réunions, de confidentialité, de pratiques, etc. Pour consulter un exemple de code déontologique, vous pouvez consulter le Guide de l’OOSC sur la gouvernance des condominiums.
- Les propriétaires doivent-ils respecter les règles d’aménagement paysager des rues dans les condominiums en propriété franche, même si le contrat d’achat ne fait mention d’aucune obligation en matière d’aménagement paysager?
Les exigences en matière d’aménagement paysager des rues sont généralement précisées dans les documents constitutifs de votre association condominiale. Ceux-ci sont distincts de votre contrat d’achat. Toute personne qui souhaite vivre dans un condominium doit examiner les documents constitutifs avant d’acheter une partie privative. Tous les propriétaires d’une communauté condominiale doivent se conformer aux documents constitutifs de cette communauté.
La municipalité peut aussi imposer des conditions en matière d’aménagement paysager des rues que vous devez connaître et respecter.
- Le registre public des condos n’est actuellement consultable que pour une seule association condominiale à la fois. Envisage-t-on de répertorier toutes les associations condominiales ensemble dans un format de tableau?
La Loi sur les condominiums stipule que l’OOSC ne peut pas divulguer en vrac les informations dans le registre des condos. Autrement dit, l’OOSC ne peut pas mettre à la disposition du public un tableau comprenant des informations sur toutes les associations condominiales.
- Que peut-on faire pour garantir que les formulaires de procuration sont utilisés convenablement et qu’ils respectent les exigences en matière de procurations?
La Loi sur les condominiums définit les exigences auxquelles les propriétaires doivent satisfaire pour pouvoir exercer leur droit de vote, notamment le droit de voter par procuration à l’aide de ce formulaire. Des conditions supplémentaires peuvent être définies dans les règlements administratifs de l’association condominiale. Tous les propriétaires doivent respecter ces exigences.
En guise de pratique exemplaire, l’OOSC recommande que les procurations ne soient pas préremplies et que chaque propriétaire remplisse lui-même sa propre procuration ou permette à un mandataire de le faire.
Les propriétaires ont le droit de demander des dossiers relatifs à tout bulletin de vote et formulaire de procuration dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant l’assemblée s’ils ont des inquiétudes concernant les procédures de vote.
Le gouvernement de l’Ontario envisage actuellement une proposition visant à élargir le champ de compétence du TASC pour inclure les assemblées des propriétaires, ce qui pourrait ouvrir la voie aux communautés condominiales de s’assurer que la Loi est respectée en ce qui concerne les procédures de vote d’une manière plus efficace et plus économique. Le gouvernement sollicite aussi des avis sur les procurations. Vous pouvez présenter votre avis sur cette proposition en cliquant sur le lien ici.
- Que peuvent faire les conseils d’administration pour gérer les problèmes plus efficacement et assurer la transparence?
Les conseils d’administration doivent toujours prendre les devants pour communiquer avec les propriétaires afin de réduire la confusion et d’augmenter la collaboration dans leurs communautés. L’OOSC a publié récemment un guide qui fournit des pratiques exemplaires sur la façon dont les conseils d’administration peuvent s’y prendre.
- Existe-t-il des règles concernant le conseil d’administration et les conflits d’intérêts?
Les administrateurs ont une obligation de divulgation permanente pendant toute la durée de leur mandat. Ils doivent communiquer clairement par écrit tout intérêt substantiel direct ou indirect dans des contrats ou transactions, proposés ou en vigueur, auxquels l’association condominiale est partie. Le cas échéant, ils ne peuvent pas être présents lors d’une réunion du conseil pour discuter d’une question, voter ou compter dans le quorum lors d’un vote portant sur le sujet en question.
Si un administrateur ne remplit pas ces obligations de divulgation, il cessera immédiatement d’être administrateur.
Consultez la page 30 de notre Guide sur la gouvernance pour en savoir plus à ce sujet.
- Comment les propriétaires peuvent-ils rester informés des décisions prises par le conseil d’administration?
Les propriétaires doivent prêter attention aux communications envoyées par leur conseil d’administration, y compris les avis obligatoires comme le certificat de renseignements périodique et la mise à jour du certificat de renseignements. Les propriétaires ont également le droit, en vertu de la Loi sur les condominiums, de demander et de recevoir des dossiers de leur association condominiale, à quelques exceptions près. Vous pouvez consulter cette page Web pour en savoir plus.
Les propriétaires peuvent également convoquer une assemblée des propriétaires pour discuter des problèmes ou recevoir des réponses si les méthodes ci-dessus ne portent pas leurs fruits.
- J’ai manqué les détails complets sur la nouvelle formation des administrateurs que vous proposerez bientôt. Où puis-je m’en informer?
L’OOSC lance la formation des administrateurs 2.0, le 1er novembre 2024. Il s’agit d’une initiative importante et nouvellement rehaussée de protection des consommateurs, qui sert à appuyer les communautés condominiales, à renforcer la gouvernance et à mieux équiper les administrateurs dans leur rôle important de gardiens des investissements faits par les propriétaires de condominiums.
Le nouveau programme de formation obligatoire s’appuie sur les précieux commentaires du secteur des condominiums et fusionne la formation de base actuelle de l’OOSC avec notre formation avancée. Il comprendra de nouveaux modules, des conseils et des outils pratiques plus poussés, ainsi qu’une auto-évaluation utile pour garantir que tous les apprenants comprennent les responsabilités des administrateurs et les aider à mieux se préparer à leurs rôles.
Tous les administrateurs doivent suivre la formation dans les six mois suivant leur élection, leur nomination ou leur réélection à leur conseil d’administration, à moins qu’ils n’aient suivi la formation au cours des sept (7) années précédentes.
L’OOSC assurera une transition fluide pour tous les apprenants qui auront partiellement terminé la formation actuelle avant le 1er novembre. Vos progrès seront mutés au nouveau programme de formation, et vous recevrez des crédits pour le travail que vous avez déjà accompli. Pas besoin de recommencer!
Chaque participant peut continuer à suivre la formation gratuitement et à son rythme.
Nous vous remercions de toutes vos questions et de votre présence à notre assemblée générale annuelle de 2024! À l’année prochaine!