Le guide de gestion des problèmes pousse plus à fond la formation des administrateurs de l’OOSC. Ce document fournit des informations sur les principes et le cadre de gestion des problèmes, ainsi que des recommandations utiles.

Le guide aidera les administrateurs de condominiums à cerner, à comprendre, à résoudre et à surveiller l’évolution des problèmes communs dans les condominiums. Il fait état des principes de la gestion des problèmes, offre des conseils et des suggestions pour mettre en œuvre les pratiques exemplaires, définit les rôles et responsabilités clés, encourage un bon processus de documentation et plus encore.

La gestion des problèmes renvoie à la pratique consistant à agir en amont pour régler les problèmes efficacement et réduire ou éviter davantage de dommages et de perturbations au sein de la communauté. Une gestion saine des problèmes a une incidence positive sur le bien‑être des propriétaires de condominiums.

La vie en condominium comporte plusieurs avantages, mais aussi des difficultés inévitables lorsque les gens vivent dans des espaces proches les uns des autres et partagent des parties communes. Un tel milieu peut parfois créer des conflits, des tensions, des désaccords et des différends.

Au nombre des problèmes émergents, citons les coûts excessifs des projets qui prennent trop de temps à exécuter, les querelles judiciaires interminables, la diminution de la valeur marchande des parties privatives, l’atteinte à la réputation des administrateurs et des propriétaires, ainsi que les enquêtes criminelles. Les conflits peuvent survenir à cause des choix de vie d’un propriétaire d’une partie privative, du bruit, du tabagisme, de l’odeur ou de l’infestation, etc.

Certaines pratiques recommandées de gestion efficace des problèmes incluent l’action rapide, l’obtention d’aide et la réaction appropriée.

La pratique efficace de gestion des problèmes comporte quatre étapes :

1. Identifier

Les problèmes courants surviennent soit à cause de la situation financière actuelle de l’association condominiale et de ses perspectives financières, soit à cause du comportement des propriétaires. Par exemple, les problèmes peuvent inclure le tabagisme, les barbecues sur les balcons, le bruit, l’utilisation ou la production de cannabis, les animaux de compagnie, les locations à court terme qui enfreignent les règles et plus encore.

Les conflits peuvent également être dus à des problèmes de gouvernance, comme les décisions prises par le conseil d’administration, la mauvaise tenue des dossiers, le dysfonctionnement au sein du conseil, l’application incohérente des règlements ou des règles de copropriété, les problèmes externes comme l’augmentation de la criminalité dans le quartier, les changements aux règlements municipaux etc.

Cette partie du guide contient également des informations sur les sujets suivants :

• anticipation des problèmes;
• contributions à la budgétisation et à la prévision;
• planification d’urgence;
• autres signes et indicateurs;
• assemblées générales annuelles; et
• importance d’une bonne documentation.

2. Évaluer

Une fois qu’un problème a été cerné, le conseil d’administration doit évaluer la situation, comprendre les circonstances et savoir qui est impliqué et ce qu’il faut faire à ce sujet. Les 5 questions : quel est le problème, qui sont les personnes concernées, où l’incident a‑t‑il eu lieu, quand et pourquoi. Ces questions peuvent faciliter le processus d’évaluation.
En cas d’évaluation complexe, le conseil d’administration doit demander l’aide de professionnels extérieurs.

Cette partie du guide aborde également des sujets comme :

• compréhension du problème central;
• évaluation plus complexe – obtenir des conseils; et
• évaluation des répercussions et de leur gravité.

3. Répondre et résoudre

À cette troisième étape, le conseil d’administration peut réagir de plusieurs façons.
Les options dont il dispose à l’égard de la plupart des problèmes peuvent être classées en quatre réactions : régler, atténuer, éviter et accepter.

Cette partie du guide contient également des informations sur ce qui suit :

• réduction des choix disponibles et choix de la meilleure option
• analyse des options – formelles et informelles;
• hiérarchisation des options;
• élaboration de la réponse;
• problèmes courants et réponses;
• autres problèmes et réponses;
• médiation et arbitrage; et
• attribution des rôles et responsabilités.

4. Suivre et surveiller

Le suivi et la surveillance sont une étape continue du processus de gestion des problèmes qui aidera les conseils d’administration à relever, à évaluer et à surveiller les changements dans les problèmes et les tentatives de résolution au fil du temps. Idéalement, le suivi et la surveillance doivent commencer dès qu’un problème est cerné et prendre fin lorsqu’il est résolu.

Le guide présente des informations sur ce qui suit :

• tenue d’un registre des problèmes;
• surveillance des problèmes;
• changements au statut du problème;
• communications efficaces; et
• activités de base et avancées pour la gestion des problèmes.

L’Office ontarien du secteur des condominiums a conçu un module de formation obligatoire pour les administrateurs de condominium. La formation en ligne comprend 21 modules couvrant des sujets importants.