Ce guide aide les administrateurs à cerner, à planifier et à résoudre les problèmes qui surviennent soudainement et présentent un risque sérieux pour la santé, la vie, les biens ou l’environnement.

De nombreuses associations condominiales sont autogérées, ce qui nécessite souvent plus de travail de la part des administrateurs pour cerner les dangers et élaborer des plans d’intervention d’urgence. Leurs conseils d’administration peuvent s’engager davantage dans le processus d’élaboration du plan d’intervention d’urgence et de supervision de la préparation.

En règle générale, le conseil d’administration du condominium doit :

• s’assurer que des plans d’intervention d’urgence appropriés et efficaces ont été élaborés;
• superviser leur mise en œuvre par le gestionnaire de condominiums; et
• s’assurer qu’une préparation efficace a eu lieu par l’intermédiaire du gestionnaire de condominiums.

La planification de l’intervention d’urgence est un exercice important à mener de préférence directement par le conseil d’administration du condominium.

Tous les administrateurs doivent participer à l’élaboration du plan d’intervention d’urgence de l’association condominiale, en particulier pour celles qui s’autogèrent.  Si l’association condominiale a embauché un gestionnaire de condominiums, ce dernier doit jouer un rôle important dans l’élaboration du plan et soutenir la préparation du condominium.  Le processus de planification de l’intervention d’urgence prend du temps, souvent plusieurs mois, et dépend fortement de la fréquence des réunions de planification et du temps que les administrateurs de condominium peuvent consacrer au processus.

Il est important de garder à l’esprit qu’aucun plan d’intervention d’urgence ne ressemble à un autre. Il est possible de planifier une intervention d’urgence pour un nombre infini de situations. Bien qu’il soit important qu’une communauté condominiale soit bien préparée, il est impossible d’envisager et de planifier toutes les situations d’urgence.

La planification et la préparation d’une intervention d’urgence nécessitent de suivre les étapes suivantes :

• évaluer la vulnérabilité;
• élaborer un plan d’intervention en cas d’urgence;
• essayer le plan d’intervention en cas d’urgence;
• communiquer le plan d’intervention en cas d’urgence; et
• surveiller et évaluer.

La planification et la préparation aux urgences reposent sur la solide compréhension des dangers et des vulnérabilités auxquels le condominium pourrait être confronté et des facteurs les plus susceptibles de devenir une urgence.  Lors de la planification, les conseils d’administration des condominiums peuvent repérer les membres de la communauté ayant des besoins particuliers et prévoir des mesures d’adaptation à leur égard en les engageant directement dans la discussion et en communiquant directement sur leurs besoins.

En plus de la composition diversifiée d’une communauté condominiale et des besoins spéciaux de certains résidents, l’environnement physique d’un condominium compte un ensemble d’éléments et de caractéristiques qui peuvent augmenter ou réduire sa vulnérabilité à certains dangers et qui doivent être notés.

La sécurité des résidents est la priorité en cas d’urgence. Certains résidents peuvent s’affoler et tenter de rentrer dans le bâtiment pendant une urgence pour sauver leurs animaux de compagnie, des biens ou des personnes.  Les conseils des intervenants dans les situations d’urgence doivent primer sur la façon, le moment et la possibilité de retourner dans le bâtiment.  Dans la mesure du possible, plusieurs formes de communication doivent être utilisées pour éviter tout retard dans la réception du message indiquant la fin de l’urgence.

Une fois l’urgence traitée, le coordonnateur de l’intervention d’urgence ou toute autre partie désignée doit travailler avec les services d’intervention d’urgence, les inspecteurs et les experts en sinistres pour évaluer les dommages.

Si le besoin se fait sentir, le conseil d’administration du condominium peut engager un professionnel compétent pour obtenir des conseils ou soutenir les résidents.

L’Office des condos a élaboré un module de formation obligatoire sur les plans d’urgence à l’intention des administrateurs de condominiums. La formation en ligne comprend 26 modules abordant d’autres sujets importants pour aider les administrateurs à diriger et à s’acquitter de leurs responsabilités.